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Come evitare errori durante una conference call

Come evitare errori durante una conference call

Martedì, 04 Dicembre 2018 08:18 Scritto da

Ti è stato chiesto di fare una grande conference call. Cinque minuti dopo l’inizio della chiamata, qualcuno si unisce in ritardo. "Hey, pronto? Sono Andrea, mi sentite? Pronto?" 

Sì, tutti quelli della chiamata possono sentirti Andrea, ma nessuno può più ascoltare nient’altro perché continui a parlare, cercando segnali di essere riuscito a connetterti.
Due minuti dopo, Elena riceve una chiamata sul suo cellulare e tutti gli utenti della chiamata possono sentire il suo telefono squillare e metà dell'intera telefonata.
A metà dell'incontro, qualcuno prende un'altra telefonata e mette in attesa l'intera teleconferenza – musichetta snervante inclusa, da godersi fino alla fine della conversazione.

Riesci a relazionarti con questo scenario? A quasi tutti è capito di trovarsi in una situazione del genere.
Ma perché le storie dell'orrore a tema conference call sono così comuni?

Le ragioni principali, per cui ci imbattiamo così frequentemente in problemi di questo tipo, sono due:

  1. Alcune persone sono inesperte nell'intero concetto, quindi non sanno cosa ci si aspetta da loro o come comportarsi. A causa della non familiarità, lasciano che le loro insicurezze personali ottengano il meglio da loro e rovinino il resto.
  2. Alcune persone semplicemente non sanno come funziona la tecnologia e quindi fanno cose stupide perché non sanno come farle nel modo giusto.

Se ti identifichi in una delle due categorie, ecco alcune semplici linee guida da seguire per non essere “quella persona” durante la chiamata.

Comprendi il tipo di tecnologia che si sta utilizzando

I diversi tipi di tecnologia richiedono un comportamento diverso da parte tua. Di base, incontrerai due differenti tipi di conference call:

  1. Solo telefono
  2. Telefono e computer

Le chiamate telefoniche contemplano ovviamente solo la voce. Componi un numero, inserisci un codice conferenza e ti trovi. Non c'è niente in esecuzione sul tuo computer.
Ricordarsi questo è importante perché non c'è modo di vedere o sapere chi c'è. Spesso queste chiamate utilizzano segnali acustici per avvisare l'organizzatore che qualcuno si è unito.  
Potrebbero chiederti di pronunciare il tuo nome, per riprodurlo a tutti nella conferenza.
Se sei in anticipo o in tempo per la chiamata, va bene pronunciare il tuo nome. Questo è il momento in cui la riunione è iniziata e questo tipo di interazione è appropriato.
Se, tuttavia, la chiamata è in esecuzione da 10 minuti ed è probabile che i partecipanti stiano già affrontando i punti del giorno, non disturbare. L’organizzatore è stato già avvisato del tuo arrivo.

Le chiamate che includono computer e telefono sono diverse, perchè sai e vedi chi altro partecipa e questo rende il tuo più semplice.
WebEx, Go To Meeting, Zoom…tutti strumenti che permettono una gestione più pratica di questo tipo di chiamate collettive.

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VoIP o telefono, questo è il dilemma

La maggior parte di questi strumenti di teleconferenza offre l'opzione VoIP (Voice Over Internet Protocol) o la semplice chiamata. È necessario capire quale opzione si preferisce e quindi agire in quella direzione.
Il VoIP è semplice e ti risparmia la fatica di dover comporre un numero elevato di numeri dal tuo telefono.
Se non puoi usare il vivavoce o un auricolare, è la scelta migliore: tenere il telefono all'orecchio per un'ora può essere scomodo.
Prima di darti al VoIP, devi però capire se il tuo computer supporta questa opzione.
Il tuo PC dovrà avere sia un altoparlante che un microfono a cui l'app per conferenze possa accedere, entrambi funzionanti.
Inoltre è fondamentale che tu sappia anche come silenziare la tua linea. In genere avrai un pulsante o un'icona accanto al tuo nome che ti metterà in modalità silenziosa.
Se sei in un ambiente rumoroso, hai intenzione di digitare sulla tastiera, o qualcuno entra nell'area di lavoro...è importante ricordarsi che nessuno vuole ascoltare il rumore di fondo della tua vita.
Se si sceglie di utilizzare il telefono per chiamare, va bene lo stesso.
È però fondamentale assicurarsi che la tua app conferencing ci vada d'accordo. Nella maggior parte delle app, devi indicare come ti connetti per l'audio.
Se si intende effettuare una chiamata sul proprio telefono, è necessario selezionare tale opzione. L'app ignorerà quindi il microfono sul tuo computer.
Se non ti presenta questa opzione, probabilmente il tuo dispositivo produrrà un'eco persistente, rendendo impossibile agli altri parlare e mantenere la concentrazione.

Impara a comportarti

Sì, questo è buon senso. Ma deve essere comune. Scopri cosa si aspettano le persone in attesa, perchè non è mai piacevole essere l'unica persona che fa qualcosa che nessun altro fa.
Ciò si riferisce anche alla comprensione dei tipi di feedback che si aspettano da te.
Proprio come gli incontri fisici, anche le teleconferenze hanno regole sociali e una cultura. È qualcosa che è condiviso, e devi esserne consapevole.

Cosa dovresti fare?

Se non sei un “professionista”, fai pratica. Partecipa con i tuoi colleghi alle loro conference call, in modo da poter prendere la mano con le diverse opzioni e i comandi.
Sembra molto semplice, lo so. Ma potrebbe salvarti da un sacco di imbarazzo.
Se non hai familiarità con gli strumenti, sono molto più alte le probabilità di fare qualcosa di sbagliato senza nemmeno accorgertene.  
Banalmente potresti aver perso un passaggio e fatto in modo che tutti possano sentirti quando non vuoi che lo facciano. Oppure potresti connetterti per sbaglio con PC e telefono, facendo venire a tutti il mal di testa con l'eco.
La cosa più importante di tutti è imparare come silenziarsi. È meglio passare un'intera teleconferenza in modalità muto piuttosto che rischiare di condividere troppo audio con un gruppo di persone che non vogliono ascoltarlo.

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Alessandro Bosso

Mi piace leggere di tutto e tenermi aggiornato sulle novità del mondo, soprattutto quello informatico. Amo tutto ciò che è nuovo, ogni progetto mi dà slancio per crescere e migliorare

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