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      L'automazione del flusso di lavoro

      L'automazione del flusso di lavoro

      Mercoledì, 23 Ottobre 2019 08:28
      L'automazione del flusso di lavoro è un metodo che consente di svolgere in modo indipendente il flusso di compiti, documenti e informazioni attraverso le attività legate al lavoro secondo le regole aziendali definite. Quando implementato e questo tipo di automazione dovrebbe essere un processo semplice che viene eseguito su base regolare per migliorare la produttività quotidiana.


      I criteri per decidere quando utilizzare l'automazione del flusso di lavoro includono quanto segue:

      -L'attività deve essere ripetitiva.
      -Il compito deve essere realizzato con precisione, senza un possibile errore umano.
      -Una serie di semplici compiti può essere resa più efficiente quando automatizzata.


      L'automatizzazione del flusso di lavoro dovrebbe semplificare l'organizzazione per ottimizzare i flussi di lavoro, identificando in questo modo altre aree che possono essere automatizzate per aumentare l'efficienza. I fogli di calcolo o e-mail, ad esempio, hanno la possibilità di gestire attività automatizzate del flusso di lavoro.


      Importanza dell'automazione del flusso di lavoro

      I flussi di lavoro dovrebbero essere automatizzati quando possibile per numerosi motivi. Uno di questi sono le operazioni più rapide e un aumento di efficienza e precisione. Altri miglioramenti includono:

      -una maggiore efficienza delle attività, consentendo ai dipendenti di lavorare su altre attività non automatizzate.
      -Risparmi: I risparmi sono dovuti alla maggiore produttività.
      -Visibilità: Se viene implementata la mappatura del flusso di lavoro, i processi di automazione dovrebbero essere più trasparenti, offrendo un'organizzazione e una vista dall'alto dei suoi flussi di lavoro.
      -Miglioramenti della comunicazione: Se la visibilità aumenta, la comunicazione per i dipendenti può essere più accurata.
      -Migliore il servizio clienti: Ciò può essere fornito automatizzando, ad esempio, le risposte ai reclami dei clienti.
      - Aumentare il coinvolgimento dei clienti: I clienti potrebbero rispondere più rapidamente utilizzando gli strumenti di automazione. Ciò può essere migliorato grazie a una maggiore visibilità e mappatura dei flussi di lavoro.
      -Ridurre i licenziamenti
      -Le ridondanze del flusso di lavoro: qualsiasi attività non necessaria può essere identificata più facilmente.
      - Prodotto finale complessivo migliorato: l'errore umano viene eliminato dall'equazione.
      -Il flusso di lavoro digitale può essere monitorato: ciò consente a un'organizzazione di verificare il funzionamento della propria attività.

      Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro

      I vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro includono:

      • cicli di flusso di lavoro ridotti;
      • meno necessità di lavoro manuale;
      • minore necessità di movimentazione manuale dei prodotti;
      • più visibilità;
      • maggiore visibilità significa un tempo più facile per identificare i colli di bottiglia operativi;
      • maggiore soddisfazione del cliente quando l'attenzione è rivolta ai clienti;
      • soddisfazione generale dei dipendenti, che elimina la necessità di compiti potenzialmente noiosi e ripetitivi;
      • miglioramento della soddisfazione dei dipendenti fornendo strumenti di analisi del flusso di lavoro, che possono includere dashboard e indicatori chiave di prestazione (KPI);
      • migliori comunicazioni interne ed esterne;
      • fornire ai dipendenti il ​​tempo di gestire altre attività;
      • aumento della produzione;
      • costi risparmiati;
      • meno potenziale di errore umano;
      • scalabilità, perché le automazioni del flusso di lavoro possono essere modificate e aggiunte quando necessario;
      • e una gestione più efficiente delle attività, con l'inclusione di dashboard, calendari e altri strumenti che possono essere resi disponibili tramite strumenti software di automazione del flusso di lavoro.


      Usi dell'automazione del flusso di lavoro

      L'automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata in diversi settori e dipartimenti quali sanità, legali, DevOps, finanza, marketing, vendite, IT e risorse umane (risorse umane). Di seguito sono riportati esempi di automazione del flusso di lavoro in settori e aree specifici:


      • Per le industrie sanitarie, l'automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata nell'automazione dei programmi di lavoro del personale, nonché nelle rotazioni su chiamata. L'automazione del flusso di lavoro può anche essere di aiuto nell'ammissione e dimissione dei pazienti, nonché nel trasferimento automatico delle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti.
      • Nei dipartimenti legali, l'automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata per automatizzare la fatturazione, inserire informazioni sui nuovi clienti e inviare e tenere traccia delle revisioni del contratto e gestire le scadenze dei casi.
      • Nei team DevOps, i flussi di lavoro automatizzati potrebbero includere l'orchestrazione della pipeline di sviluppo software, il monitoraggio e la raccolta di dati, lo sviluppo di codice di test e la distribuzione di test e codice. Ad esempio, un gruppo DevOps potrebbe automatizzare i test di un'app di e-commerce.
      • In ambito finanziario, l'automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata per modificare gli stipendi, le approvazioni dei conti e l'automazione delle richieste di pagamento . Inoltre, il marketing può utilizzare l'automazione del flusso di lavoro per la gestione dei marchi organizzativi, mentre i dipartimenti di vendita possono automatizzare l'approvazione di proposte e preventivi per i flussi di lavoro.
      • Nelle organizzazioni IT, l'automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata per gestire gli incidenti di sicurezza, le richieste di assistenza e la creazione di nuovi account.
      • Le risorse umane possono automatizzare flussi di lavoro come fogli presenze, dipendenti a bordo e fuori bordo o gestire altre modifiche.
      In generale, l'automazione del flusso di lavoro può anche essere utilizzata per pianificare l'utilizzo di risorse specifiche, monitorare l'accesso a locali e aree specifici o approvare le fatture.


      Passaggi di automazione del flusso di lavoro

      Esistono cinque passaggi tipici nell'implementazione di un flusso di lavoro automatizzato.

      1) Il primo passo è identificare attività ripetitive che potrebbero trarre vantaggio dall'essere automatizzate. Se un'organizzazione vede un'area del suo flusso di lavoro ha bisogno di una sorta di miglioramento, sia esso dovuto a una natura ripetitiva, soggetta a errori umani o ha un costo elevato, allora l'organizzazione dovrebbe considerare di automatizzare tale compito; questo passaggio richiede una conoscenza approfondita delle operazioni aziendali.

      2) Il prossimo passo è definire gli obiettivi di business. Per fare ciò, un'organizzazione dovrebbe essere in grado di affrontare adeguatamente il modo in cui il suo obiettivo aziendale sarà raggiunto attraverso l'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro in qualunque area definita. È necessario affrontare anche se il processo di automazione del flusso di lavoro sta raggiungendo o meno l'obiettivo aziendale. Idealmente, il flusso di lavoro discusso dovrebbe essere semplice e può essere adattato dai dipendenti che lo useranno.

      3) Il terzo passo riguarda la scelta del software di automazione del flusso di lavoro necessario. Questo passaggio richiede che l'organizzazione scelga quale software di automazione da utilizzare per aiutarli a raggiungere al meglio i loro obiettivi aziendali ora definiti.

      4) Il quarto passo è quindi formare i dipendenti su come utilizzare il nuovo software di automazione del flusso di lavoro.

      5) Il passaggio finale è iniziare a misurare gli indicatori chiave di prestazione e a modificare di conseguenza il flusso di lavoro. Questo passaggio deve essere eseguito quando il nuovo flusso di lavoro è attivo e in esecuzione. Dovrebbero essere misurati gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e il feedback fornito dai dipendenti; entrambi possono aiutare a migliorare l'esperienza dell'utente (UX) e il flusso di lavoro complessivo. Il monitoraggio e la misurazione continui possono anche essere utilizzati per misurare e migliorare continuamente il flusso di lavoro.


      Esempi di automazione del flusso di lavoro

      Anche se qualsiasi settore o reparto specifico avrà esigenze di automazione diverse, alcune attività che possono essere automatizzate includono quanto segue:

      • l'organizzazione dei documenti utilizzando qualsiasi metodo di condivisione del file system utilizzato da un team;
      • la creazione di attività tramite e-mail;
      • fare fatture o altri processi relativi alla contabilità e alle vendite;
      • supportare i clienti attraverso l'automazione dei processi di assistenza clienti, rispondendo alle domande dei clienti più rapidamente.


      Flussi di lavoro dinamici vs. statici

      L'automazione del flusso di lavoro può essere dinamica o statica. Quando il flusso di lavoro automatizzato è dinamico, il software può utilizzare un modello di schema per determinare in fase di esecuzione quale passaggio deve essere eseguito successivamente.

      Quando il flusso di lavoro automatizzato è statico, non vi sono variazioni. I passaggi si svolgono in una sequenza rigorosa, indipendentemente dal fatto che al di fuori vi siano variabili che potrebbero influire di peso sul risultato. Quando possibile, un flusso di lavoro dinamico dovrebbe funzionare con l'automazione per promuovere l'agilità.

      Software di automazione del flusso di lavoro

      Un'organizzazione che si impegna a implementare l'automazione del flusso di lavoro dovrà prestare attenzione al software che scelgono di utilizzare. Il software di automazione del flusso di lavoro dovrebbe essere facile da usare, economico e in grado di aiutare notevolmente a raggiungere gli obiettivi aziendali dell'organizzazione. Il software di automazione del flusso di lavoro viene generalmente distribuito come applicazione SaaS (software as-a-service); alcuni venditori includono Flokzu e Kissflow. Le app SaaS includeranno comunemente semplici strumenti di flusso di lavoro per organizzazioni di piccole e medie dimensioni. Alcuni strumenti specifici per l'automazione del flusso di lavoro includono:

      • ProcessMaker è uno strumento di automazione del flusso di lavoro open source basato sul web. È uno strumento relativamente facile da usare e può essere utilizzato nell'ambito delle telecomunicazioni, sanitario,, manifatturiero o educativo.
      • Flokzu è una piattaforma cloud per l'automazione del flusso di lavoro. Lo strumento fornisce modelli di flusso di lavoro, con un'interfaccia e un flusso di lavoro orientati alle attività. Flokzu non richiede conoscenze di codifica ed è basato su icone, consentendo, ad esempio, l'uso di diagrammi di flusso per aiutare a delineare diversi processi.
      • Kissflow è un software di automazione del flusso di lavoro che si concentra sul consentire agli utenti di creare attività automatizzate e flussi di lavoro con 50 app di gestione dei processi aziendali preinstallate. Kissflow può essere utilizzato in risorse umane, vendite, finanza, marketing e altri dipartimenti.
      • Nintex è un software di automazione del flusso di lavoro che richiede un'esperienza di codifica minima o nulla da utilizzare. Questo software consente agli utenti aziendali di gestire e automatizzare i processi aziendali, nonché di ottimizzarli. Nintex ha strumenti più avanzati con mappatura dei processi e flussi di lavoro avanzati.
      • Integrify è un software di automazione del flusso di lavoro che consente agli utenti di creare flussi di lavoro utilizzando una funzione di trascinamento della selezione. Gli utenti sono anche in grado di collaborare su attività e richieste, eseguire flussi paralleli o sequenziali, testare processi, impostare promemoria e automatizzare altre attività manuali. Integrify offre anche un'API aperta basata su REST, che consente agli utenti di integrarsi con altri database esterni, nonché di riportare dati da file diversi, come Excel e PDF.


      Motore del flusso di lavoro vs. motore delle regole di business

      Sia un motore di flusso di lavoro che un motore di regole di business (BRE) possono essere implementati in un'organizzazione ed è importante notare che non sono la stessa cosa. Un motore per il flusso di lavoro è un'applicazione software o uno strumento creato per aiutare gli utenti ad automatizzare una serie di attività che compongono un flusso di lavoro, generalmente entro un periodo di tempo specifico. L'applicazione software utilizzata nell'automazione del flusso di lavoro può essere definita motore del flusso di lavoro. Il motore del flusso di lavoro aiuta un'organizzazione a risparmiare tempo e fatica nel far muovere un processo senza indugio.

      Un motore di regole di business viene utilizzato per prendere decisioni autonome basate su set di regole. I BRE operano su una serie di condizioni nel software, che esegue il codice di un'app se vengono soddisfatti criteri specifici. In breve, i BRE stabiliscono i criteri per il comportamento del software in diversi stati. Mentre un motore del flusso di lavoro viene gestito con l'obiettivo della gestione del flusso di lavoro, un BRE non ha alcun input sulle attività di orchestrazione.

      Tuttavia, i BRE operano più come linea guida per il software per prendere decisioni specifiche date le circostanze. Gli utenti non tecnici senza molta conoscenza della codifica possono utilizzare un motore di regole di business per modificare il comportamento del proprio software in base a requisiti aziendali definiti.


      Automazione del flusso di lavoro vs. RPA
      Concettualmente, l'automazione dei processi robotici (RPA) è simile all'automazione del flusso di lavoro. La differenza è che RPA è utile per automatizzare attività individuali e discrete, mentre l'automazione del flusso di lavoro è utile per automatizzare una serie di attività interdipendenti. Sia l'automazione del flusso di lavoro che l'RPA si basano sulla tecnologia per automatizzare le attività, ma l'automazione del flusso di lavoro pone maggiormente l'accento sulla comunicazione tra diversi elementi del flusso di lavoro. Ad esempio, nella catena di fornitura, è possibile utilizzare il software di automazione del flusso di lavoro per assicurarsi che la persona giusta sia informata al momento più adatto su quale lavoro dovrà essere svolto.
      Indirizzi e contatti

      Via Zucchi, 39/C 20095 - Cusano Milanino (MI)
      Ingresso Via Zucchi 39 G - Int. 3
      tel: (+39) 0266043166 - fax: (+39) 0266048942
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