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      Call of tree - piano di business continuity

      Call of tree - piano di business continuity

      Lunedì, 11 Novembre 2019 15:23
      Pubblicato in Consulenza IT
      In caso di grave crisi aziendale la comunicazione gioca un ruolo chiave. L'uso di un  "Call of tree" (o modello di chiamata ad albero) in situazioni di emergenza è di primaria importanza.

      Spiegheremo qui di seguito le informazioni di base per implementare una struttura telefonica di emergenza, fondamentale per la business continuity - un modello predefinito potrebbe aiutarti a creare il tuo modello di chiamata ad albero.

      Come installarlo

      In un tipico call od tree, il responsabile della chiamata designato avvia l'albero contattando le persone successive nell'elenco. I destinatari quindi avvisano gli altri e il processo viene ripetuto fino a quando tutti sono stati contattati. Nelle grandi società, ogni dipendente è generalmente responsabile di chiamarne almeno due. Ad ogni albero di emergenza dovrebbe essere assegnato un lead o potenziale cliente.

      Le informazioni di contatto devono essere riportate in un piano di risposta agli incidenti (o incident response), aggiornate in caso di modifiche e registrate presso il dipartimento di Risorse umane.

      I dari trasmessi nella struttura del modello ad albero devono essere brevi ed esaustive. Essendo un processo che richiede tempo, tutte le informazioni necessarie devono essere contenute nel primo messaggio. Mentre l'albero delle chiamate continua il suo percorso, il personale potrebbe non conoscere nessuna informazione al di fuori di ciò che è il contenuto della prima chiamata, quindi tutti dovrebbero essere forniti delle informazioni sufficienti per rispondere.

      I membri di tale rete di comunicazione devono essere informati su cosa fare nel caso in cui qualcuno non risponda ad una chiamata o non sia in grado di proseguire con i passaggi successivi. Un contatto centrale deve essere in grado di segnalare eventuali problemi o interruzioni del piano di business continuity.

      I vantaggi ai fini di business continuity

      L'uso di un albero delle chiamate informa il personale in caso di incidenti e stabilisce un sistema facile da usare. Finché le informazioni di contatto sono aggiornate, un albero delle chiamate è un modo efficace di comunicare con un gran numero di dipendenti. Poiché ogni membro del personale deve solo contattare uno o due dipendenti aggiuntivi, le informazioni possono essere trasmesse rapidamente, senza sovraccaricare di compiti una persona o un sistema di comunicazione.

      A differenza della maggior parte dei messaggi automatizzati, una struttura del telefono consente anche la comunicazione bidirezionale tra chiamante e destinatario. Se un dipendente non risponde a una chiamata o dispone di informazioni per riferire il proprio stato, ciò può essere trasmesso. Questo metodo di comunicazione in una risposta di emergenza è efficace anche nel creare una fonte comune di informazioni per i membri di un'organizzazione. Una chiamata è più gradevole di un messaggio automatizzato e indica che un'organizzazione è interessata nel benessere del proprio personale.

      Problemi e limiti

      Sebbene efficaci, tali modelli di business continuity sono soggetti agli errori commessi dagli utenti. Se ad esempio un dipendente non sa per certo chi debba contattare o dimentica di iniziare la chiamata, la persona successiva nell'elenco potrebbe non essere mai informata dell'evento. A seconda del tipo di emergenza, alcuni partecipanti all'albero delle chiamate potrebbero anche non essere in grado di effettuare o ricevere chiamate se sono stati evacuati o non sono in grado di utilizzare il proprio telefono.

      Se i dipendenti non sono in grado di raggiungere qualcuno dopo più tentativi, devono contattare il responsabile dell'albero delle chiamate per informare del problema. Inoltre, dovrebbe essere implementato un processo per tenere traccia dell'avanzamento dell'albero di chiamata per garantire che le chiamate siano state interrotte e che le persone abbiano risposto ad esse. Se non vi è alcuna indicazione che un dipendente abbia risposto a una chiamata, è possibile tentare altri metodi di comunicazione.

      Quali sono le alternative

      I possibili intervalli o interruzioni in un albero chiamante possono spesso essere ridotti o eliminati automatizzando il processo. Un sistema automatizzato di notifica di emergenza invia messaggi audio o testo contemporaneamente a telefoni cellulari, telefoni fissi, indirizzi email e contatti di messaggistica. Questi sistemi tengono traccia di tutte le chiamate e le risposte e possono segnalare gli amministratori di sistema se le persone non hanno risposto dopo un numero predefinito di tentativi. A seguito di un incidente di sicurezza, il sistema può anche fornire un report su come è stato eseguito il lavoro.

      I sistemi di notifica di emergenza possono essere dispositivi interni, spesso montati su rack, che possono essere programmati per generare molti messaggi di notifica in uscita verso contatti già programmati e memorizzati nel database. Possono essere servizi, in cui l'utente accede al sistema di notifica di emergenza tramite una telefonata o Internet. Questi sistemi sono disponibili in diversi prezzi per soddisfare le esigenze delle diverse organizzazioni. I testi massivi sono una forma sempre più comune di comunicazione dei messaggi di emergenza perché consentono alle organizzazioni di inviare informazioni dettagliate su un'emergenza. I messaggi di testo massivi sono un'alternativa più rapida all'albero di un telefono di emergenza, ma non offrono alcuna garanzia che tutti i destinatari previsti visualizzino o leggano il messaggio.

      - I sistemi automatizzati possono essere abilitati a raccogliere informazioni su chi ha ricevuto e letto le informazioni, ma non possono raccogliere informazioni sulle ragioni di una mancata risposta -
      Indirizzi e contatti

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